金年会碩士研究生檔案管理暫行辦法
院行政〔2012〕189号
碩士研究生的檔案，是研究生在校期間學習和品行的重要記錄。對研究生在校期間的檔案進行管理是研究生教育的有機組成部分，也是研究生管理工作水平的重要體現。為使我校研究生的檔案管理規範化、科學化，根據《普通高等學校檔案管理辦法》及相關文件，特制定本暫行辦法。
一、基本原則
（一)凡在研究生教育、教學管理和教學實踐活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子材料等均屬研究生檔案。
(二）研究生檔案作為反映研究生教育、教學管理和教學活動的原始記錄，是研究生教育管理的重要組成部分。各有關單位必須充分重視研究生檔案的歸檔和管理工作，實行教育管理工作與檔案建檔工作同步進行。
（三）研究生檔案應根據其在教育、教學管理和教學活動中的形成規律，本着保持其有機聯系和便于利用、檢查的原則進行歸檔。原則上同類材料組成一卷。
（四）研究生檔案實行研究生處、系兩級管理體制，有關單位應安排專人負責研究生檔案的收集、整理、歸檔工作。
（五）檔案材料質料根據實際情況确定，但原則上應存有紙質和電子質兩種文本。
二、歸檔要求
（一）所有研究生檔案按學科專業分類歸檔。
（二）考試試卷保存至研究生畢業離校後四年。
（三）每學期考試結束後，任課教師須将試卷或課程論文、标準答案及評分标準送研究生所在系保存。考試成績單一式兩份，一份交研究生所在系，一份交研究生處培養管理科。
（四）各有關單位要定期檢查研究生教學檔案的歸檔和管理情況，對存在的問題要及時發現，及時解決。
三、歸檔範圍
（一）研究生處負責歸檔保管的研究生檔案
1．綜合類
（1）全校研究生基本情況表；
（2）學校和上級部門關于研究生教學管理工作的規章制度、質量評估、通知、文件、記錄、總結等相關材料；
（3）研究生入學以前的檔案材料；
（4）研究生報考材料；
（5）全校研究生課程選用教材及必要的配套教材樣書；
（6）研究生畢業登記表
（7）畢業體檢表；
（8）其他需要歸入研究生個人檔案的材料。
2. 培養類
（1）學校關于制定研究生培養方案和教學計劃的原則及要求，各學科專業的研究生培養方案和教學計劃；
（2）全校研究生培養計劃完成情況審核表。
（3）研究生學籍表
（4）全校研究生課程安排表；
（5）全校研究生課程考試安排表。
（6）全校研究生課程學習成績單；
（7）全校研究生授課教師、指導教師師（含外聘）簡介表；
（8）全校研究生實踐基地（合作育人單位）分專業簡介表；
（9）全校研究生獲獎證書複印件；
（10）全校研究生教育教學質量監控材料。
3. 學位類
（1）全校研究生學位論文成績表；
（2）全校研究生學位論文（含電子文本）；
（2）全校研究生學位申請書及有關材料。
（二）各碩士點單位（系部）負責歸檔保管的研究生檔案
1. 綜合類
（1）本學科專業研究生基本情況表；
（2）黨員或團員的組織材料；
（3）本學科專業研究生教育管理工作會議記錄；
（4）本學科專業研究生教學質量自評材料；
（5）反映本學科專業課程改革與建設及管理的典型性經驗總結材料、教學研究論文、獲獎材料複印件；
（6）本學科專業研究生在校期間科研成果統計表及成果複印件、證明材料等；
（7）本學科專業優秀研究生教學成果獎勵證書複印件；
（8）其他需要歸入研究生個人檔案的材料。
2. 培養類
（1）本學科專業研究生培養方案和教學計劃；
（2）本學科專業研究生培養計劃完成情況審核表；
（3）本學科專業研究生教學任務書和課程安排表；
（4）本學科專業研究生課程教學大綱；
（5）本學科專業研究生課程考試成績登記表；
（6）本學科專業研究生課程考試試題樣卷、标準答案及評分标準；
（7）本學科專業研究生課程考試試卷和課程論文；
（8）本學科專業研究生課程檢查材料、聽課記錄及質量測評結果；
（9）本學科專業研究生個人培養計劃表；
（10）本學科專業研究生課程學習成績單；
（11）本學科專業研究生教學實踐考核表；
（12）本學科專業研究生社會調查考核表；
（13）本學科專業研究生學術活動考核表。
3. 學位類
（1）本學科專業研究生學位論文開題報告書；
（2）本學科專業研究生學位論文中期考核表；
（3）本學科專業研究生學位論文答辯與評審材料；
（4）本學科專業學位論文成績一覽表；
（5）本學科專業學位論文（含電子文本）。
四、研究生檔案的接收
（一）研究生錄取名單确定後，研究生處即向考生發出調檔函，調檔函應直接寄發給考生本人。
（二）每年新生9月入學後，研究生處對接收的研究生新生檔案進行整理，并在9下旬分送各碩士點系部核查，各碩士點系部在10月上旬送到研究生處。
（三）研究生在學期間的個人檔案，應以系部為單位，分專業進行管理。已整理完畢的研究生檔案用研究生處專用檔案盒裝好，并标明檔案編号、所屬系部、專業、姓名，分類放入檔案櫃中。
五、研究生檔案轉移
（一）研究生在學期間，如有重大變動（如轉學、退學、開除、出國、身故等），其檔案應及時按有關規定轉移或處理。
（二）研究生畢業前半個月，各系部必須将研究生的檔案材料按專業分類并按順序整理裝袋，送交研究生處。研究生畢業離校2周内，研究生處将整理裝封好的檔案材料按照《金年会研究生檔案材料目錄》進行登記，完成研究生檔案的整理工作。
（三）畢業研究生檔案的寄送
1.畢業研究生離校，其個人檔案由研究生處按就業協議或調檔函所列地址，在畢業離校後2周内以機要通信（或特快專遞）方式寄出。
2. 畢業研究生未能按規定時間找到就業單位可以辦理暫緩就業，暫緩就業期間，根據本人申請并簽訂檔案代管協議，其個人檔案仍由研究生處保管，保管期限原則上為2年。
3.轉移畢業生檔案，應通過機要通信途徑或派專人呈送，不得讓畢業生個人攜帶。
4.轉遞畢業研究生檔案，必須進行登記，轉遞時應附上檔案回執，并要求接受單位收到檔案後寄回回執。
六、研究生檔案的借閱
（一）研究生個人不得借閱本人檔案。各系部查閱研究生檔案必須由所在系部研究生主管領導、研究生工作辦公室負責人查閱。檔案隻能在檔案室内借閱，無特殊原因，不得帶出檔案室。
（二）查閱檔案的單位或個人未經同意不得擅自摘抄或複印檔案材料，确因需要從檔案中取證的，必須經研究生檔案管理負責人批準後，才能複制。
（三）各系部隻能查閱本系部的研究生檔案。其它單位查閱研究生檔案，應持相關單位介紹信，經研究生檔案管理負責人批準後方可查閱。
（四）查閱檔案必須遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁塗改、圈劃、抽取、撤換檔案材料；查閱者不得洩露或擅自對外公布檔案内容，對違犯規定者，将視情節輕重，依據《中華人民共和國檔案法》給予處罰。
（五）各系部應盡量集中時間查閱研究生檔案。如有特殊情況需查研究生檔案，需提前預約并經研究生檔案管理負責人同意。新生檔案在整理入檔完畢後對外開放。
（六）研究生在學期間如有單位借用研究生檔案材料，必須履行檔案借出和歸還登記手續。
七、附則
（一）本辦法由研究生處負責解釋。
（二）本辦法自2012級研究生入學後開始試行。
